归还时需核对物品状况，由古民或指定人员确认。所有流程线上留痕，避免了以往纸质登记易丢失、易涂改的混乱。活动结束后，他会在工作群发布《物资回收情况通报》，列出已归还、待归还、损坏/丢失物品及责任人，透明公开。
4.成本控制与报销预演：在“寝室文化节”活动中，生活部原计划定制一批昂贵的文创纪念品。古民在审核物资清单时，根据比价指南，提出了替代方案：采用更通用的定制文具套装，并联系了一家愿意提供“新品推广折扣”的线上供应商，将单份成本降低了35%。同时，他提前向李学姐请教了报销流程，在采购时即注意索取正规发票、填写报销单要素，使后续报销异常顺畅。生活部部长为此私下向他道谢，因为“往年报销拖很久，这次特别快”。
这些看似琐碎的努力，在两个月内产生了可量化的效果：负责活动的部门抱怨“物资不够、东西找不到、报销慢”的声音显著减少；办公室内部因物资管理混乱而产生的扯皮和“补锅”紧急情况也减少了。古民在学生会干部中的形象，从一个“新来的踏实干事”，逐渐固化为“那个做事很有条理、能帮你把后勤搞定的古民”。李学姐开始将更多实质性的工作交给他，包括初步审核其他部门的物资申请、管理办公室的小额备用金（用于紧急采购）、甚至代表办公室参加一些跨部门的协调会。
然而，古民清醒地认识到，这些“效率提升”和“成本节省”固然有价值，但尚未触及真正的“资源核心”。他需要找到机会，证明自己不仅能“执行优化”，还能“创造增量价值”，并借此将触角伸向更关键的资源领域——活动经费的实际掌控和分配影响力。
机会在十一月底的“校园冬季送温暖”活动中浮现。这是院学生会的年度重点项目，旨在为家庭经济困难同学提供实物帮助（棉被、保温杯等）。活动由生活部主办，但涉及经费申请、供应商招标、物资采购、发放登记等多个环节，历来是矛盾集中地：生活部抱怨经费审批慢、采购受限制；外联部拉来的赞助物品往往不符合学生实际需求；办公室则疲于应付报销和库存管理。
在活动筹备会上，生活部长提出采购100套
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