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为了确保全省老旧小区改造现场交流会能够顺利召开，周欢亲自挂帅，牵头组建了会务、接待、宣传、安保等八个专项小组。
他明确划分了住建局、文旅局、公安局等各部门的职责分工，还建立了每日例会制度，要求各小组务必提前三天完成场地布置、物资采购、人员培训等各项筹备工作。
主会场选定在了华阳县设施条件最为出色的开元酒店。
考虑到参会人员规模较大这一实际情况，周欢亲自主持制定了差异化的接待方案：按照职务层级对住宿标准进行分类安排，其中厅级领导入住酒店行政套房，处级干部安排单人客房，处级以下干部则统一入住双人标准间。
同时，他组织人员精心编制了《会务指南》，里面涵盖了会议日程、酒店区域平面图、紧急联络方式等一系列实用信息，确保参会人员对各项安排能够一目了然。
在交通接驳方面，周欢积极协调公交公司，专门开通了三条临时专线，精准地串联起高铁站、汽车站与开元酒店，有力保障了公共交通的顺畅衔接。
不仅如此，他还调配了十辆公务用车，组成了接待车队。
每辆车都配备一名经验丰富的司机和一名细心的引导员，所有车辆提前完成全面的安全检修，并统一张贴了醒目的会务标识，以此确保接待任务能够规范有序地进行。
为了进一步提升接待的精细化水平，周欢要求各专项小组开展全流程模拟演练，尤其重点强化对接待人员在礼仪规范、应急处置等方面的技能培训。
在开元酒店大堂，多个会务接待台有序排列。
工作人员提前将参会人员信息录入系统，这样一来，只需核对姓名或证件号，就能快速打印出房卡，同时配发会议资料，整个流程高效流畅，极大地缩短了参会人员的等候时间。
同时，酒店还安排了志愿者团队，协助参会人员搬运行李、引导至客房，并且同步开通了二十四小时服务热线，以便及时响应参会人员的个性化需求。
周欢反复强调，从场地筹备到人员分工，从交通保障到住宿安排，各项工作环环相扣，容不得半点马虎，必须做到严谨细致，绝不能出现任何差错，务必要为交流会的顺利召开筑牢坚实基础。
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